Với một doanh nghiệp Start-up, để công việc trở nên hiệu quả và vận hành ổn định, doanh nghiệp cần tìm ra một quy trình làm việc tối ưu nhất. Tuy nhiên để có một quy trình có tính ứng dụng là điều không hề dễ dàng đặc biệt là với một doanh nghiệp mới.
Tại sao quy trình làm việc lại quan trọng trong doanh nghiệp
Trước khi tìm hiểu áp dụng quy trình vào công việc quan trọng như thế nào chúng ta cần biết định nghĩa của nó.
Quy trình làm việc là tổ hợp các bước thực hiện công việc theo một tiêu chuẩn nhất định. Thông thường với mỗi quy trình có thể thay đổi theo từng thời kỳ của doanh nghiệp để có thể phù hợp với sự phát triển và tránh lãng phí các tài nguyên khác. Dựa vào các công việc khác nhau, các doanh nghiệp thường có các nhóm quy trình quản lý khách nhau: Quy trình quản lý khách hàng, quản lý vận hành, quy trình đề xuất, quy trình hành chính,…
Lợi ích của việc tối ưu hóa quy trình trong công việc
Quy trình làm việc có ảnh hưởng lớn tới chất lượng thực hiện công việc. Một quy trình nếu được tối ưu hóa có thể tạo ra nhiều lợi ích với doanh nghiệp như:
– Nâng cao hiệu suất và hiệu quả làm việc trong nội bộ doanh nghiệp
– Đảm bảo tính trơn tru khi thực hiện
– Tiết kiệm thời gian, chi phí cho những khâu không cần thiết nhờ cải tiến các hoạt động vận hành
– Nâng cao vị thế cạnh tranh trong doanh nghiệp nhờ tạo ra những đột phá trong công việc mới
– Giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận hành nhờ các đầu việc được chuẩn hóa theo thứ tự
5 phương pháp tối ưu hóa quy trình làm việc
Dù là một doanh nghiệp khởi nghiệp hay một doanh nghiệp quy mô tầm cỡ, thì mọi hoạt động trong doanh nghiệp cần vận hành theo một quy trình thống nhất. Sự bền vững và lâu dài của một doanh nghiệp sẽ phụ thuộc rất nhiều vào sự vận hành có hiệu quả và hệ thống quản lý tốt.
1. Xác định những thách thức khi xây dựng quy trình
Trước khi tối ưu hóa quy trình làm việc, doanh nghiệp cần xác định được những thách thức, phát sinh thường xảy ra. Theo thống kê, một vài vấn đề doanh nghiệp gặp phải khi triển khai quy trình bao gồm:
Hệ thống không tương thích. Hiện nay, các doanh nghiệp startups có thể tham khảo các quy trình làm việc ở nhiều các công ty lớn và thành công trên thị trường. Tuy nhiên, để phát huy được tính hiệu quả, quy trình đó cần phải phù hợp với nội bộ mỗi doanh nghiệp. Và một số liệu đã chứng minh có đến 80% các doanh nghiệp áp dụng quy trình vào công việc không đem lại hiệu quả. Vì vậy, tìm kiếm được quy trình phù hợp là một thách thức cho các doanh nghiệp mới.
Quy trình thực hiện rườm rà. Chúng ta có thể hiểu rằng với những bộ máy càng phức tạp thì quy trình càng nên tối ưu đơn giản hóa. Tuy nhiên, hầu hết các doanh nghiệp trong thời gian tìm kiếm quy trình lại thường mắc phải lỗi phức tạp hóa. Chính điều này, đã tiêu tốn nhiều thời gian khi nhân viên thực hiện quy trình khi làm việc. Và đôi khi, đây chính là nguyên nhân khiến doanh nghiệp vụt mất những cơ hội trong dự án. Vì vậy, đây cũng là một thách thức khi xây dựng quy trình cho các doanh nghiệp Startups
Liên kết đứt quãng. Khi có một quy trình tốt, việc áp dụng nó vào công việc hàng ngày là vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, một trong những thách thức không thể bỏ qua đó chính là thiếu giao tiếp và thực hiện quy trình nhỏ lẻ không áp dụng toàn diện. Điều này, khiến cho việc liên kết bị đứt đoạn giữa các quy trình. Vì vậy, Chúng ta cần giao tiếp hàng ngày và tối ưu quy trình để ngày càng hiệu quả.
Đặt mục tiêu cho doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tìm ra quy trình tối ưu nhất để hoàn thành mục tiêu đó
2. Thiết lập mục tiêu
Sau khi nhận ra các thách thức, doanh nghiệp sẽ tiến hành thiết lập các mục tiêu trong quy trình mình làm việc. Mục tiêu này có thể không giải quyết được hết các vấn đề đang tồn đọng. Nhưng nó cần rõ ràng, cụ thể và đo đếm được. Và với từng giai đoạn, mục tiêu cho các quy trình cần được thay đổi và nâng cấp. Do đó, các nhà lãnh đạo không cần quá vội vàng để xây dựng một mục tiêu hoàn thiện ngay từ đầu.
3. Áp dụng phần mềm quản lý công việc
Hiện nay để hoạt động quản lý dễ dàng hơn, các nhà quản trị có thể sử dụng các phần mềm quản lý quy trình cho doanh nghiệp. Các giải pháp phần mềm ngày càng trở nên thông minh và hữu ích. Thông qua phần mềm, công việc có thể được tự động hóa, phân tích triển khai và mô hình hóa các đầu việc trong quy trình của doanh nghiệp. Khi triển khai áp dụng phần mềm, doanh nghiệp có thể tiết kiệm một khối lượng thời gian lớn. Bên cạnh đó, chi phí cũng được cắt giảm khi có thể giảm thiểu nhân sự quản lý, theo dõi mà năng suất vẫn đảm bảo.
4. Chuẩn hóa các quy trình
Trọng tâm trong việc tối ưu hóa quy trình trong công việc của doanh nghiệp là tiêu chuẩn hóa. Doanh nghiệp càng để lại ít chỗ cho việc giải thích thì việc duy trì quyền kiểm soát và quản lý tài nguyên càng trở nên dễ dàng hơn.
Tuy nhiên ngược lại nếu chuẩn hóa một cách hoàn toàn sẽ khiến doanh nghiệp có thể bị kìm hãm và không thể phát triển được hoàn toàn. Bởi vậy, ở một khía cạnh khác, việc chuẩn hóa chỉ nên diễn ra ở một mức độ nhất đinh. Doanh nghiệp mới có thể áp dụng các quy trình như lập hóa đơn, kế toán, lập lịch trình cho nhân viên. Đặc biệt lưu ý cần dừng quy chuẩn ở một mức nhất định để doanh nghiệp vẫn có tính sáng tạo, thay đổi.
5. Tài liệu hóa mọi thứ
Nhà quản trị muốn dành toàn bộ thời gian của mình để tăng tốc nâng cao kỹ năng cho các nhân viên mới. Đương nhiên, những người lãnh đạo sẽ cần đầu tư để phát triển các loại tài liệu cụ thể rõ ràng.
Tài liệu hóa mọi thứ giúp doanh nghiệp dễ dàng truyền đạt lại quy trình cho nhân viên áp dụng
“Ghi lại các thủ tục của bạn để nhân viên mới có thể bắt kịp tốc độ và thành công trong những ngày đầu tiên của họ,” doanh nhân Brian Casel gợi ý. “Các quy trình được lập thành văn bản, sơ đồ cho tất cả các công việc sẽ giúp nhân viên mới bắt đầu công việc của họ dễ dàng hơn 100 lần”.
Như vậy, việc đặt ra một quy trình làm việc và tối ưu hóa quy trình đó là vô cùng quan trọng đối với một doanh nghiệp. Các nhà quản trị của doanh nghiệp mới cần nhanh chóng đưa ra các phương án hiệu quả để áp dụng và dễ dàng bắt kịp thị trường.
Phần mềm quản lý quy trình công việc hiệu quả nhất
Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều những phần mềm quản lý công việc hiệu quả. Một trong số đó là S24 – Phần mềm Quản lý công việc và dự án. S24 được áp dụng để số hóa quy trình công việc và tự động hóa giao việc cho nhân viên, các phòng ban trong doanh nghiệp. Phần mềm này sẽ giúp số hóa tất cả các quy trình thực tế trong doanh nghiệp lên hệ thống phần mềm để quản lý, nhằm tự động hóa tất cả luồng công việc và kết nối nhiều quy trình giữa các phòng ban.
Nhà lãnh đạo có thể nhìn vào cơ cấu hiện tại của doanh nghiệp để có thể thay đổi sao cho phù hợp nhất, giảm tải sự cồng kềnh, hạn chế tắc nghẽn giúp doanh nghiệp của bạn vận hành trơn tru và hiệu quả hơn.
Ngoài ra, phần mềm S24 giúp các doanh nghiệp:
- Tiết kiệm thời gian quản lý: luôn bao quát được tiến độ công việc, giao việc nhanh chóng và hiệu quả tới từng thành viên
- Tăng năng suất làm việc: Báo cáo, cập nhật, kiểm tra kết quả công việc mọi lúc mọi nơi
- Lập kế hoạch công việc nhanh chóng: Mỗi thành viên tự lên kế hoạch, thêm mới công việc và gán quản lý vào theo dõi
- Hỗ trợ phân quyền chuyên sâu: Trao quyền, phân vai trò cho từng thành viên tham gia vào công việc như: người theo dõi, người thực hiện …
- Tương tác hiệu quả: Có thể dễ dàng tương tác trao đổi, đính kèm tài liệu mà không phải sử dụng đến ứng dụng khác
- Tùy chỉnh linh hoạt: Có thể tùy chỉnh hiển thị: danh sách (List), bảng tiến độ (Gantt) và dạng Kanban
Không chỉ với các doanh nghiệp non trẻ, các doanh nghiệp lâu năm cũng cần có một quy trình làm việc tối ưu cho phù hợp với tình hình thực tế hiện nay. Sự hỗ trợ và kiểm soát của phần mềm sẽ giúp bạn nhìn nhận được các yếu điểm trong hệ thống làm việc theo từng thời kỳ. Từ đó, nhà lãnh đạo có thể thay đổi và bổ sung sớm nhất quy trình khi cần để gia tăng hiệu quả làm việc.
Để tìm hiểu thêm về S24 các doanh nghiệp có thể trực tiếp truy cập https://s24.vn/
Chúc bạn doanh nghiệp quản lý hiệu quả và thành công !
