Giải quyết được bài toán chi phí sẽ khiến việc vận hành trong doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Tuy nhiên, không phải nhà quản lý nào cũng nhìn ra được những chi phí ẩn có thể cắt giảm. Đây cũng là lý do khiến doanh nghiệp chưa thể tối ưu chi phí tối đa.
Khủng hoảng kinh tế, sự biến động mạnh mẽ của thị trường khiến hầu hết các nhà quản lý đều phải nhìn lại và tìm ra những giải pháp tối ưu chi phí. Một trong những công cuộc tối ưu mạnh mẽ thời điểm này chính là tối ưu chi phí – cắt giảm mọi lãng phí tồn tại ở doanh nghiệp. Và chi phí ẩn là điều cần phải xét đến đầu tiên.
Chi phí ẩn là bất kỳ những chi phí đã phát sinh nhưng không rõ ràng, không nhất thiết được đệ trình hoặc được báo cáo dưới dạng một khoản chi phí riêng biệt.
Có 6 loại chi phí ẩn phổ biến:
1. Chi phí họp hành
Tổ chức các cuộc họp trong doanh nghiệp là hoạt động không thể thiếu. Đặc trưng của hoạt động có sự tham gia của nhiều người, tùy vào mục đích cuộc họp. Thời gian sử dụng vào các cuộc họp có nhiều người tham gia sẽ là khoảng thời gian lấy từ thời gian làm việc.
Tối ưu chi phí trong doanh nghiệp
Việc các nhân viên không liên quan trực tiếp dành thời gian họp, các cuộc họp vô nghĩa hay sự lãng phí thời gian trong suốt cuộc họp là yếu tố chính tạo nên chi phí ẩn.
Việc giải quyết được những cuộc họp này sẽ tiết kiệm được các chi phí ẩn cho doanh nghiệp.
2. Chi phí làm thêm giờ
Làm thêm giờ cũng có thể được coi là hoạt động thể hiện sự cống hiến của nhân viên với doanh nghiệp. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần cân nhắc để giảm đi gánh nặng chi phí cho doanh nghiệp.
Có những lý do mà nhân viên phải làm thêm giờ: họ chưa hoàn thành công việc, không biết quản lý thời gian hiệu quả hoặc năng suất làm việc chưa đảm bảo được yêu cầu công việc. Về lâu dài, việc làm thêm giờ nhiều sẽ khiến nhân viên bị căng thẳng, có những cảm giác tiêu cực. Vậy nên, những chi phí ẩn này cần được cắt bỏ. Thay vào đó, quản lý hãy tìm cách nắm được hiệu suất, quy trình làm việc của nhân viên. Đảm bảo những chi phí dành cho hoạt động làm thêm giờ thực sự cần thiết.
Các chi phí ẩn có thể cắt giảm trong doanh nghiệp
3. Chi phí “Tài nguyên nhàn rỗi”
Đây là một trong những chi phí ẩn mà doanh nghiệp có thể cắt giảm. Chi phí nhàn rỗi là chi phí doanh nghiệp phải trả cho sự nhàn rỗi của cả thiết bị và doanh nghiệp. Đa số các tổ chức chỉ tự động hóa 25 – 40% quy trình làm việc. Nhân viên thì cần 22% cho các tác vụ lặp đi lặp lại nhàm chán và lãng phí.
Những yếu tố này sẽ khiến doanh nghiệp chịu các chi phí trả lương cho nhân viên cũng như khấu hao về thiết bị nhàn rỗi.
4. Chi phí cho việc sắp xếp sai vị trí
Nếu nhà quản lý đặt nhân viên vào phạm vi công việc không phù hợp với các kỹ năng của họ, nhiều hệ lụy xấu xí sẽ nảy sinh, mà dễ thấy nhất là nhân sự nghỉ việc.
Bên cạnh những ảnh hưởng từ hiệu suất làm việc kém khiến công việc không hoàn thành, việc mất đi một nhân viên kéo theo những nguy cơ rò rỉ dữ liệu, đồng thời sẽ khiến doanh nghiệp lãng phí một lượng chi phí đáng kể: Chi phí tuyển dụng, chi phí đào tạo, chi phí thay thế nhân viên mới.
Tối ưu chi phí trong doanh nghiệp: Cắt giảm những chi phí ẩn
5. Chi phí do quy trình chưa hiệu quả
Quy trình trong doanh nghiệp là một trong yếu tố quan trọng để đảm bảo hiệu quả của mọi việc. Tuy nhiên, theo thời gian, quy mô của doanh nghiệp mở rộng sẽ khiến bộ máy nhân sự và khối lượng công việc tăng lên theo.
Nếu doanh nghiệp không có những thay đổi cần thiết trong quy trình thì rất dễ xảy ra các xung đột trong cách công đoạn. Đây cũng là nguyên nhân gây ra những chi phí phát sinh thêm.
6. Chi phí từ các bộ phận “Khó kiểm soát”
Trong doanh nghiệp, có những bộ phận rất khó để xác nhận được hiệu quả hay có KPI, KOR cụ thể. Mặc dù có những cách để tối ưu chi phí về nhiều khía cạnh khác, tuy nhiên việc khó đo lường hiệu quả trong các hoạt động như thế này sẽ tiêu tốn của doanh nghiệp một khoản chi phí nhất định. Mà trong khi đó, doanh nghiệp bạn có thể tiết kiệm được khoản chi phí đó.
Trong doanh nghiệp mặc dù các vị trí này đều chiếm vị trí rất quan trọng, nhưng các tổ chức thường chỉ quy định đầu việc chứ không thiết kế một quy trình làm việc nhất định cho mỗi nhiệm vụ, từ đó là nguyên nhân sinh ra nhiều loại chi phí ẩn.
