Trong một doanh nghiệp có rất nhiều quy trình tồn tại. Những quy trình này có thể được doanh nghiệp quy ước nội bộ hoặc thậm chí ban hành thành văn bản ISO. Tuy nhiên, tất cả chỉ là trên giấy tờ bởi vì không có một công cụ nào để số hóa và quản lý các quy trình này, dẫn đến hiệu quả làm việc không cao
Vậy, làm thế nào để số hóa được toàn bộ quy trình lên hệ thống giúp doanh nghiệp vận hành tối ưu hơn? Làm thế nào để giảm bớt các khâu làm việc thủ công, để tiết kiệm thời gian và chi phí hoạt động?
Số hóa quy trình doanh nghiệp giúp nhân sự hiểu rõ quy trình
Việc quản lý tập trung quy trình và công việc có thể giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát, đánh giá trung thực để đảm bảo bảo phía nhân sự không bị “trật đường ray”. Ví dụ về thứ tự công việc, biểu mẫu được yêu cầu sắp xếp như thế nào, cái gì nên được ưu tiên trước và các phòng ban có hoàn tất các công việc đúng thời hạn hay không.
Thay vì cho nhân viên đọc quy trình giấy tờ và áp dụng theo, việc số hóa toàn bộ quy trình doanh nghiệp giúp nhân viên nắm rõ được mọi thông tin như: Công việc được giao, quy trình phối hợp, giai đoạn cần làm theo, người cần phối hợp, deadline,…Cũng từ đây mà nhân viên có CÔNG CỤ để bám sát được tiến độ của quy trình, giảm thiểu tối đã lỗi sai, giảm bớt thời gian hỏi han tiến độ và trao đổi, thảo luận qua tin nhắn.
Thực hiện đúng quy trình sẽ mang lại hiệu quả công việc cao
Việc sử dụng phần mềm quản lý quy trình giúp nhân viên làm việc tập trung trên 1 công cụ, nhằm gia tăng chất lượng đầu ra của công việc, cũng như khai thác triệt để tiềm năng của bộ phận nhân sự.
Số hóa quy trình doanh nghiệp giúp giảm “trì trệ” trong công việc
Nếu bạn là một doanh nghiệp lớn, việc đầu tiên cần quan tâm luôn là làm cách nào để phân bổ công việc một cách hợp lý cho các bộ phận. Nếu việc phân bổ lao động không tốt sẽ gây ra sự trễ nải khi người ôm đồm quá nhiều việc, người “ngồi chơi, xơi nước”. Nhân viên mang tâm lý ỳ và ỷ lại, lười nhác còn công việc tồn đọng trì trệ mà vẫn chưa có người đảm nhiệm xử lý.
Phân công, theo dõi công việc hợp lý giúp giảm tình trạng “trì trệ”
Bên cạnh đó, việc số hóa toàn bộ quy trình còn giúp quản lý theo dõi và bám sát tiến độ mà không cần phải nhắn tin qua lại để hỏi như trước đây. Bất kỳ vấn đề gì xảy ra đều có thể ngay lập tức được can thiệp bởi cấp trên hoặc những người có chuyên môn cao hơn, giảm thiểu những chi phí hao tổn phát sinh do các rủi ro không đáng có.
Số hóa quy trình doanh nghiệp giúp tránh ngụy biện, đổ lỗi
Từ việc quản lý tập trung rõ ràng về quy trình và công việc sẽ giúp các doanh nghiệp chấm dứt tình trạng “đổ lỗi”, “cha chung không ai khóc” giữa các bộ phận trong công ty.
Môi trường làm việc chuyên nghiệp là môi trường không ngụy biện và đổ lỗi
Nếu trong lúc thực hiện quy trình bị chậm đi hay nảy sinh vấn đề các ban giám đốc cũng sẽ không gặp khó khăn trong việc tìm ra nguyên nhân để khắc phục nó, tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp, tăng hiệu suất làm việc cho toàn công ty.
Số hóa quy trình doanh nghiệp giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc
Tiết kiệm thời gian, nâng cao chất lượng là lợi thế khi tích hợp quy trình – công việc
Các cấp lãnh đạo không phải mất nhiều thời gian, tâm sức đào tạo cho nhân viên mới vì áp dụng quản lý tập trung cho phép các bộ phận tự đào tạo và phân chia công việc cho các nhân viên thuộc bộ phận của mình. Điều này cũng không làm mất đi tính bài bản, hệ thống trong chính sách đào tạo của công ty.
Việc đồng bộ giúp ngăn chặn trường hợp có những phòng ban tốn thời gian làm công việc không thuộc phận sự của mình.
Số hóa quy trình doanh nghiệp giúp theo dõi, đánh giá chất lượng công việc
Trước đó nếu các bộ phận phòng ban luôn phải đau đầu vì tìm cách để báo cáo tình hình doanh nghiệp lên cấp trên sao cho thích hợp và gọn gàng nhất thì ngày nay, việc quản lý quy trình và công việc trên cùng một công cụ duy nhất đã trở thành phương pháp giải quyết tất cả mọi mối lo lắng.
Báo cáo và đánh giá hiệu quả công việc không còn là nỗi trăn trở của nhà quản trị
Từ việc có thể theo dõi hiệu quả công việc để kịp thời điều chỉnh khi xảy ra vấn đề hay cập nhật quy trình nếu cần thiết, cho đến việc dễ dàng báo cáo tổng hợp lên cấp trên.
Cấp trên có thể ngay lập tức đánh giá hiệu quả công việc ở từng bộ phận, kiểm tra được mức lỗ lãi của công ty một cách rõ ràng, và vấn đề tính toán lương, thưởng cho nhân viên đạt được mục tiêu, năng suất làm việc tốt cũng trở nên nhẹ nhàng hơn.
S24 – Giải pháp số hóa toàn bộ quy trình doanh nghiệp
Việc tìm kiếm một phần mềm có thể đáp ứng hầu hết những yêu cầu khắt khe của các doanh nghiệp chưa bao giờ đơn giản. S24 ra đời nhằm mục đích thay đổi góc nhìn của các nhà quản trị về việc số hóa phương pháp quản lý với những tính năng tuyệt vời:
- Tổ chức quản lý và phân chia các nhóm công việc trên cùng một hệ thống
- Theo dõi trực quan tiến độ thực hiện công việc
- Đánh giá hiệu quả hiệu suất làm việc của các thành viên
- Cộng tác toàn diện trên cùng một nền tảng
- Cập nhật thông báo, quản lý công việc mọi lúc mọi nơi
- Báo cáo tự động
