Bạn là chủ doanh nghiệp và đang tìm kiếm giải pháp để nâng cao hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân viên? Trong bài viết này, S24 sẽ review top 5 phần mềm quản lý công việc tốt nhất, hiệu quả nhất hiện nay, nhằm giúp bạn sớm tìm được giải pháp đắc lực giải quyết các nhu cầu trong công tác nâng cao hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân sự.

Phần mềm quản lý công việc – xu hướng không thể đảo ngược

Hòa trong dòng chảy số hóa doanh nghiệp, phần mềm quản lý công việc được xác định là xu hướng không thể đảo ngược, doanh nghiệp cần áp dụng.

  • Thứ nhất, phần mềm quản lý công việc giúp số hóa nghiệp vụ quản lý công việc từ các ứng dụng không chuyên lên hệ thống phần mềm. Đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp.
  • Thứ hai, công cụ giúp ban lãnh đạo đánh giá chính xác hiệu suất làm việc của nhân viên. Từ đó tìm ra nhân sự nòng cốt, chất lượng trong doanh nghiệp.
  • Thứ ba, giúp tăng hiệu suất làm việc của toàn doanh nghiệp. Nâng cao hiệu quả công việc và tối ưu thời gian xử lý công việc.
  • Thứ tư, công cụ quản lý công việc chuyên nghiệp, toàn diện và hiệu quả. Đặc biệt, phù hợp với doanh nghiệp số.

Những tính năng cơ bản cần có của một phần mềm quản lý công việc thời 4.0

Tìm kiếm cụm từ “phần mềm quản lý công việc” có khoảng 72 triệu kết quả trả về. Điều này cho thấy trên thị trường không thiếu nhà cung cấp công cụ để quản lý công việc. Tuy nhiên, thực tế không phải phần mềm nào cũng đáp ứng được các nhu cầu cơ bản. Dưới đây là 4 tính năng cần có, cơ bản nhất của một phần mềm quản lý công việc thời 4.0.

1. Tính năng lập kế hoạch công việc, giao việc và điều phối công việc
Một phần mềm quản lý công việc tốt, hiện đại cần đảm bảo tính thuận tiện cho nhà quản lý lên kế hoạch công việc, giao việc và điều phối công việc nhanh chóng.

Ngày nay với công nghệ Cloud, người dùng có thể sử dụng mọi lúc mọi nơi trên điện thoại di động, tablet, PC.

2. Tính năng quản lý
Tính năng thứ 2 cần có của phần mềm quản lý công việc hiện đại nằm ở khả năng quản lý đa chiều: Quản lý công việc – Quản lý nguồn lực & Quản lý hiệu suất.

Thay vì sử dụng nhiều công cụ rời rạc trên Gmail, Excel, Zalo, Drive… Nhà quản lý có thể theo dõi tập trung công việc của các phòng ban, cá nhân nhân viên trên hệ thống phần mềm duy nhất.

3. Tính năng báo cáo, đo lường
Giúp nhà quản lý nắm được báo cáo tổng quan, chi tiết về tiến độ, trạng thái… của tất cả các công việc trong doanh nghiệp trên nhiều giao diện.

Giúp nhà quản lý cân bằng điểm mạnh, điểm yếu của các nhân sự để lên kế hoạch bồi dưỡng và phân bổ nguồn lực giải quyết công việc hiệu quả.

4. Tính năng tương tác
Giao tiếp là yếu tố không thể thiếu trong công việc, giao tiếp giữa nhà quản lý với nhân viên hoặc nhân viên với nhân viên để hiểu rõ các luồng thông tin liên quan đến công việc nhằm giải quyết công việc một cách nhanh nhất, hiệu quả nhất.

Review chi tiết 5 phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay

1. Phần mềm quản lý công việc S24


Hệ thống phần mềm quản lý công việc và dự án (gọi tắt là S24) bao gồm các công cụ cho phép cá nhân, đội nhóm, doanh nghiệp tổ chức công việc khoa học, tiện lợi trong phân công, giám sát, đánh giá quá trình thực hiện các công việc theo kế hoạch, thời gian đã lập của dự án/phòng ban/đội nhóm.quản ly
S24 chạy trên nền web và mobile. Hệ thống phân chia thành 05 nhóm chức năng chính:

  • S24 Thông tin – Bộ công cụ quản lý, lưu trữ, chia sẻ thông tin và phương thức trao đổi thông tin liên lạc.
  • S24 Công việc – Bộ công cụ quản lý công việc/dự án
  • S24 Nguồn lực – Bộ công cụ quản trị nguồn lực tài chính, tài sản và các mối quan hệ đối tác, khách hàng.
  • S24 Premium – Bộ công cụ mở rộng, tích hợp chuyên sâu cho các doanh nghiệp lớn.

Ưu điểm của phần mềm S24
• Tiết kiệm thời gian quản lý: luôn bao quát được tiến độ công việc, giao việc nhanh chóng và hiệu quả tới từng thành viên
• Tăng năng suất làm việc: Báo cáo, cập nhật, kiểm tra kết quả công việc mọi lúc mọi nơi
• Lập kế hoạch công việc nhanh chóng: Mỗi thành viên tự lên kế hoạch, thêm mới công việc và gán quản lý vào theo dõi
• Hỗ trợ phân quyền chuyên sâu: Trao quyền, phân vai trò cho từng thành viên tham gia vào công việc như: người theo dõi, người thực hiện …
• Tương tác hiệu quả: Có thể dễ dàng tương tác trao đổi, đính kèm tài liệu mà không phải sử dụng đến ứng dụng khác
• Tùy chỉnh linh hoạt: Có thể tùy chỉnh hiển thị: danh sách (List), bảng tiến độ (Gantt) và dạng Kanban

Tính năng nổi bật

  • Tổ chức quản lý và phân chia các nhóm công việc trên cùng một hệ thống
    o Tổ chức công việc theo nhiều mô hình như phòng ban, dự án, chi phí …
    o Tạo danh sách công việc dễ dàng
    o Thiết lập thời hạn (deadline) và phân bổ công việc chính xác đến từng thành viên
  • Theo dõi trực quan tiến độ thực hiện công việc
    o Nắm bắt được tổng quan công việc, cập nhật dữ liệu tự động
    o Hiển thị trạng thái và mức độ hoàn thành công việc, dự án
    o Theo dõi tiến độ dưới nhiều góc nhìn, biểu đồ
  • Đánh giá hiệu quả hiệu suất làm việc của các thành viên
    o Lưu lại lịch sử của từng công việc, dự án để làm đánh giá
    o Giao tiếp và trao đổi nội bộ trên từng công việc cụ thể
    o Phân bổ nguồn lực hiệu quả nhờ số liệu chính xác
  • Cộng tác toàn diện trên cùng một nền tảng
    o Tích hợp công cụ chat, chat riêng hoặc chat nhóm. Cho phép bình luận, trao đổi công việc tạo môi trường trao đổi thông tin, tương tác dễ dàng
    o Thoải mái cộng tác với khách hàng mà vẫn đảm bảo tính bảo mật
    o Phân quyền sử dụng trên mỗi chức năng đến từng thành viên trong dự án
  • Cập nhật thông báo, quản lý công việc mọi lúc mọi nơi
    o Hệ thống thông báo email giao việc, nhắc việc hằng ngày
    o Sử dụng trên cả web và ứng dụng điện thoại cho Android và IOS
    o Chia sẻ và quản lý tài liệu chung hiệu quả
  • Báo cáo tự động
    o Theo dõi tình hình mọi lúc mọi nơi trên thiết bị
    o Biểu đồ dữ liệu chính xác, trực quan
    o Kiểm soát mức độ thành công của dự án.

2. Review phần mềm quản lý công việc Trello


Trello là phần mềm quản lý công việc nước ngoài, được xây dựng dựa trên mô hình Kanban (dạng bảng). Giao diện quản lý của Trello là một bảng thông tin, trực quan hóa trạng thái, tiến độ công việc tương ứng với các cột. Ví dụ: To do, Doing và Done.

Thiết kế tối giản nhất, phần mềm quản lý tiến độ công việc Trello giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi các luồng công việc, ai phân công vai trò, nhiệm vụ trong công việc.

Dễ dàng thay đổi thời gian thực hiện, trạng thái công việc bằng cách kéo thả giữa các cột với nhau.

Ưu điểm
Giao diện tối giản, thân thiện, giống như các tờ giấy note được dán trên màn hình.
Tiếp cận nhanh và dễ dàng sử dụng
Quản lý công việc theo từng giai đoạn, trạng thái
Tương tác, trao đổi, đính kèm tài liệu gắn liền với công việc nhanh chóng
Tự động hóa quy trình làm việc bởi Trello được tích hợp với Butler
Nhược điểm
Bản chất là một phần mềm quản lý công việc nước ngoài nên Trello chưa thể biến tấu để phù hợp trong công tác quản lý cho nhiều loại hình doanh nghiệp tại nước ta.
Giao diện quản lý công việc như giao diện quản lý quy trình công việc.
Chưa có tính năng tương tác – trao đổi trên công việc
Không cung cấp các báo cáo tổng quan, chi tiết về tiến độ công việc.
Không hiệu quả nếu doanh nghiệp muốn tối ưu thời gian quản lý.
Trello không phải là phần mềm quản lý công việc chuyên nghiệp bởi thiếu khá nhiều tính năng của một phần mềm quản lý công việc cơ bản. Phù hợp áp dụng đối với các doanh nghiệp thường làm việc theo Team và Team Agile 3 – 10 người.

Hiện tại, Trello có bản Web App và Mobile App trên cả App Store và Google Play. Để tìm hiểu thêm về phần mềm này người dùng có thể truy cập vào Trello.com

3. Phần mềm quản lý công việc Asana


Asana cũng là phần mềm quản lý công việc nước ngoài đang được đánh giá tốt, có khá nhiều khách hàng lớn sử dụng như Deloit, Salesforce, VOXMedia,… Phần mềm giúp tổ chức công việc và kết nối đội nhóm chặt chẽ, hiệu quả.
Ưu điểm

Giao diện của phần mềm Asana khá đẹp mắt, khoa học và đầy đủ thông tin. Dễ dàng thêm công việc, sắp xếp mức độ ưu tiên và thời gian hoàn thành công việc theo tầm quan trọng.
Asana cũng có bản miễn phí vĩnh viễn cho khách hàng. Các bản tính phí được tính theo số lượng user và tính năng sử dụng, gốm 3 gói Premium, Business và Enterprise.
App quản lý công việc Asana còn chuyên môn hóa các giải pháp quản lý công việc cho từng bộ phận trong doanh nghiệp như Marketing, Sales, Khối vận hành và khối sản phẩm.
Nhược điểm

Chi phí sử dụng: Phần mềm quản lý tiến độ công việc Asana cho phép dùng bản miễn phí với những tính năng cộng tác, lập kế hoạch, báo cáo cơ bản,… và cho phép số người sử dụng tối đa là 15 thành viên. Tuy nhiên, nếu số thành viên lớn hơn, bạn phải dùng bản nâng cấp có giá 9.99$/ người dùng/ tháng. Để được sử dụng trọn vẹn các tính năng ưu việt của Asana, các doanh nghiệp sẽ phải chịu một mức phí khá cao. So với các phần mềm khác cùng chức năng của Việt Nam thì chi phí đó là nhược điểm.
Với các tính năng trên, phần mềm quản lý công việc Asana thích hợp nhất với các công ty có mô hình cộng tác liên chức năng, một người cần phải tham gia nhiều dự án/ phòng ban khác nhau.

Người dùng có thể truy cập vào Asana.com để tìm hiểu chi tiết hơn về phần mềm Asana.

4. Phần mềm quản lý công việc Amis

Amis – phần mềm theo dõi công việc với đầy đủ tính năng cần thiết để quản trị công việc hiệu quả theo thời gian, tiến độ và chi phí cũng như năng suất nhân viên.
Ưu điểm

Lên kế hoạch tổng quan và chi tiết về công việc
Phân quyền cho người tham gia dự án, dễ dàng thêm người, thêm vai trò của từng cá nhân trong công việc
Cho phép giao việc, nhận việc mọi lúc mọi nơi trên các thiết bị di động, laptop, máy tính bảng bằng thông báo trên ứng dụng hay email
Tự động thông báo tiến độ, những thay đổi/cập nhật mới tới những người liên quan bằng email
Tạo lập phòng ban/nhóm chức năng và các dự án linh hoạt

Nhược điểm

Chưa hỗ trợ điều phối nguồn lực giải quyết công việc theo mô hình phân bổ nguồn lực.
Chưa hỗ trợ tích hợp với các phần mềm khác trên cùng một nền tảng để liên kết công việc và đồng bộ dữ liệu

5. Phần mềm quản lý công việc Base Wework


Base Wework là một phần mềm quản lý công việc được phát triển tại Việt Nam. Đáp ứng đầy đủ các tính năng cơ bản của phần mềm quản lý công việc hiện đại như: cộng tác, lập kế hoạch, báo cáo…

Ưu điểm

Phần mềm giao việc Wework cho phép quản lý công việc linh hoạt với các giao diện: Quản lý Kanban, Quản lý theo gantt chart, Quản lý theo dạng bảng, Quản lý theo dạng danh sách giống với phần mềm FastWork Workplace
Wework có nhiều loại hình báo cáo: theo dự án, theo phòng ban hoặc theo workload của từng nhân sự.
Gói Starter của Wework cho phép tối đa 30 tài khoản, được sử dụng đầy đủ các tính năng, với chi phí chỉ là 1 triệu VNĐ/ tháng, tương đương 1.4$/ người dùng/ tháng. So với phần mềm quản lý công việc FastWork chi phí sử dụng có nhỉnh hơn.

Nhược điểm

Cung cấp nhiều loại hình báo cáo công việc. Tuy nhiên, các báo cáo này vẫn ở mức rất cơ bản, chỉ đáp ứng được những nhu cầu tối thiểu của người quản lý công việc.
Chưa đáp ứng được tính năng phân bổ công việc cho người phụ trách, giữa người nhiều việc, ít việc và cân đối thời gian xử lý công việc của các thành viên.

Published On: April 15th, 2021 / Categories: News /

Đăng ký bản tin

Nhận những kinh nghiệm và chia sẻ trong cách quản lý công việc hiệu quả từ cộng đồng S24 hằng ngày

Xem thêm Điều khoản chính sách tại đây.